Компенсация работникам

Страхование компенсации работникам в США

Компенсация работникам — это одна из самых простых форм страхования бизнеса, но это не значит, что она всегда проста в управлении.

Часто владельцы бизнеса или подрядчики нуждаются в полисе компенсации работникам, чтобы удовлетворить требования нанимающего поставщика, такого как генеральный подрядчик или арендодатель. Это может быть необходимо для предприятий розничной торговли, ресторанов или мест проведения мероприятий, которые требуют компенсации для работников, таких как водители грузовиков с едой или поставщики услуг общественного питания. Другие  категории смотри здесь.

Компенсация работникам является обязательным требованием в большинстве штатов Америки. Когда у вас есть сотрудники, большинство работодателей приобретают полис у страховой компании, чтобы соответствовать этому юридическому требованию. Этот полис покрывает сотрудников, которые получили травму или заболели на работе, оплачивая их медицинские расходы и потерю заработной платы, если им требуется время для лечения и восстановления.

Полис компенсации работникам защищает как работодателя, так и сотрудников. Сотрудники могут быть уверены, что в случае травмы или болезни на работе они получат предусмотренные законом льготы для покрытия медицинских счетов, госпитализации и потери заработной платы. Кроме того, полис включает покрытие профессиональной реабилитации, похорон и пособий по случаю потери кормильца, если сотрудник погиб на работе, а также долгосрочную компенсацию за необратимые травмы.

Для работодателя полис компенсации работникам является защитой от финансового краха в случае травмы сотрудника. Полис также защищает работодателя, если сотрудник или его семья предъявят иск за посторонние обстоятельства. 

Эти полисы можно легко приобрести, если предоставить точную сумму заработной платы и необходимую информацию в начале действия полиса, чтобы избежать масштабной проверки в конце срока действия полиса.

Основные требования к компенсации для работника:

Каждый штат устанавливает свои требования к компенсации работникам.
Однако наличие компенсации обязательно, если у вас есть сотрудники, вы должны нести компенсацию работникам.

Шаги для получения компенсации

1. Получение страховых сертификатов от субподрядчиков

Когда вы нанимаете субподрядчиков, убедитесь, что у них есть страховой сертификат, подтверждающий компенсацию работникам. Это важно сделать до начала работы и до выплаты им денег. Если у субподрядчика нет страховки, это может привести к серьезным проблемам, особенно во время аудита.

2. Влияние субподрядчиков на вашу заработную плату

Если вы нанимаете субподрядчика, например, электрика, компания, выплачивающая заработную плату, добавит сумму, которую вы заплатили этому субподрядчику, к вашей заработной плате по соответствующему коду класса. Это может значительно повлиять на ваши расходы, поэтому важно заранее получить страховой сертификат.

3. Планирование и подготовка

Успех в управлении компенсацией работникам зависит от тщательного планирования. Не будьте владельцем бизнеса, который в последний момент звонит субподрядчикам и умоляет их предоставить страховые сертификаты перед аудитом. Это может привести к стрессу и дополнительным расходам.

4. Использование ресурсов страховой компании

Страховая компания может быть важным источником информации и помощи. Обратитесь в компанию за советом и используйте предоставляемые ими ресурсы. Это поможет разработать эффективные правила и процедуры, которые включают подписи сотрудников.

5. Ведение документации

Убедитесь, что ваша система расчета заработной платы может предоставить необходимую аудиторскую документацию. Храните страховые сертификаты для субподрядчиков в хорошо организованном страховом файле. Это поможет избежать проблем во время ежегодного аудита.

6. Обучение сотрудников

Проводите беседу о физической безопасности с вашими сотрудниками. Разрабатывайте и внедряйте правила и инструкции по процедурам, которые включают подписи сотрудников. Это поможет снизить количество претензий и улучшить общую безопасность на рабочем месте.

Чем полезна компенсация?

Факты свидетельствуют, что стоимость страховой премии по полисе компенсации работникам будет значительно меньшею, чем затраты, связанные с вашей ответственностью за все расходы, связанные с возможными травмами этого сотрудника, которые могут произойти в процессе его трудовой деятельности.

Поэтому имеет смысл позволить эксперту вашего поставщика страховых услуг взаимодействовать с вашим сотрудником в вопросах организации посещений врача, реабилитации, выплаты потерянной заработной платы и оплаты медицинских счетов, чтобы вы не занимались лично данным кругом вопросов.

Сколько стоит страховка компенсации работникам?

Состоит из трех основных компонентов.
Первый из них ‑ это код класса. Работа, которую выполняют ваши сотрудники, определяет их код класса. Код класса монтажника гипсокартонных систем будет отличаться от кода класса электрика или кровельщика. Код класса работника офиса будет отличаться от кода класса водителя и т. д. Каждый код класса будет иметь свою собственную цену за 100 долларов заработной платы. Знание цены, которую вы платите за сто долларов заработной платы, может помочь вам спрогнозировать, какое влияние будет иметь изменение состава ваших работников на стоимость их компенсационных выплат.

В случае использования для работника нескольких кодов классов, заработная плата делится между этими кодами.

В то же время, если ваша система расчета заработной платы или мониторинга не разбивает заработную плату для каждого кода класса, используемая цена по умолчанию будет равна коду класса с самым высоким рейтингом, в основном это происходит в тех случаях, когда один сотрудник выполняет работу, подпадающую под несколько кодов классов. Например, у вас есть сотрудник, который занимается кровельными работами в течение четырех часов, а затем переключается на малярные работы в течение четырех часов.

Чтобы воспользоваться преимуществами экономии на компенсации, эти часы должны быть разделены по кодам классов в вашей программе расчета заработной платы. Тогда покраска будет по более низкой ставке, чем ремонт кровли.

Вторая часть расчета премии связана с правилами разделения заработной платы вашего сотрудника между кодами классов. Данные правила зависят от вашей страховой компании.

Далее заработная плата умножается на цену кода класса, чтобы определить уплаченную премию.

Эта информация позволяет вам спрогнозировать влияние найма новых сотрудников на сумму их будущих компенсаций.

После определения кода класса нового сотрудника умножьте цену этого кода класса на заработную плату нового сотрудника и поделите на 100. Так вы получите представление о том, как изменятся ваши расходы, связанные с компенсационными выплатами. Часто необходимо указать заработную плату за весь год, чтобы определить годовую премию в конце периода действия полиса. В дальнейшем компания, занимающаяся выплатой заработной платы, проведет аудит, если ваша заработная плата будет выше, чем прогнозировалось, аудит приведет к дополнительной премии, если фонд заработной платы был ниже прогнозируемого, аудит приведет к возврату премии. Таким образом, если вы ожидаете больших колебаний в вашем фонде заработной платы, обязательно обратитесь к своему страховому брокеру, платежные ведомости могут быть скорректированы в течение страхового года, эти корректировки может помочь снизить влияние аудита в конце года.

 Также узнайте у своего страхового агента, предлагает ли он вариант оплаты по мере использования. Оплата по факту требует с вашей стороны больше административной работы из-за требований к ежемесячной отчетности. Однако оплата по факту может исключить отрицательные результаты аудита, поскольку ежемесячная отчетность по заработной плате сводит к минимуму влияние имеющихся колебаний в заработной плате. Многие сотрудничающие с нами работодатели получают ощутимую выгоду в случаях, когда в менее активный период времени они платят меньше за компенсации работникам, поскольку уменьшается объем выплат заработной платы. Напротив, в наиболее загруженный период выплачиваемая вами премия увеличится, однако при этом вам не нужно беспокоиться, что это увеличение произойдет к моменту окончания вашего полиса в результате проведенного аудита.

Третий компонент, который заложен в цену компенсационных выплат называется коэффициентом модификации опыта,  электронным модом (e mod). Вы зарабатываете электронный мод со временем. Если вы занимаетесь новым бизнесом, ваш коэффициент эмодирования будет равен единице. Это отправная точка для электронного мода. Если мод станет ниже единицы, например, 0,89 это означает, что вы будете платить меньше за полис оплаты труда, чем если бы у вас был e mod, равный одному. И наоборот если e mod выше одного, например 1, 25 то это значит, что вы будете платить больше за страховое покрытие чем если бы ваш e mod был на уровне единицы или ниже. Как было уже сказано ранее, в большинстве случаев все начинают с единицы. В дальнейшем если используемые вами методы работы практически не приводят к претензиям, ваш коэффициент модификации модификатора опыта со временем опустится ниже единицы, что в свою очередь приведет к более низкой премии.

Этот фактор создан для поощрения работодателей, которые внедряют безопасные методы работы. В конкурентной среде работодателей, тот факт, что ваш e mod ниже, чем у них, может позволить вам установить более конкурентоспособную цену. Этот стратегический фактор зачастую имеет решающее значение для самых успешных владельцев бизнеса.

Каким образом поддерживать низкие ставки страховки компенсации работникам?

Это больше касается вашей деловой практики, чем чего-либо еще. Постоянное внимание к новым безопасным методам работы, их внедрению. Сюда же можно отнести правило нулевой толерантности к наркотикам, правило безусловного использования ремней безопасности, правило использования мобильных телефонов, регулярные беседы по технике безопасности, использование средств индивидуальной защиты, регулярные проверки правильности работы вашего оборудования и наличие в его составе всех необходимых защитных устройств.

Нет однозначных рекомендаций, с чего начать работу большинству компаний, но есть ряд мер которые можете использовать. Например, некоторые компании направляют свои представителей на ваши рабочие места и помогают разработать комплексные решения в области безопасности труда. Многие компании, занимающиеся трудовой деятельностью имеют онлайн-ресурсы, которые содержат готовые видеоролики или беседы с набором инструментов, уже подготовленные для использования. В компании может быть специалист ответственный за безопасность. Все вышеперечисленные элементы, как правило, бесплатны, однако вы должны найти время, чтобы обратиться за помощью к своему страховому агенту, и не менее важно ваше желание внедрить вышеперечисленные элементы для обеспечения минимального риска страховых случаев на рабочем месте.

Претензии поступают по адресу через какое-то время после того как работник получит травму. Обсудите процесс подачи претензии со своим агентом трудовой деятельности, прежде чем предъявлять какие-либо претензии. Если претензия неминуемо произойдет, примите необходимые меры неотложной медицинской помощи. Как можно скорее уведомите своего агента и оператора трудовой компенсации. Ваш оператор трудовой компенсации поможет вам.

Какие факторы влияют на претензии?

Нужно понимать, что действующие у вас правила и процедуры могут и будут влиять на ваши претензии. Например, если у вас есть правило использования ремней безопасности, сотрудник подписал обязательство его соблюдать, но не был пристегнут ремнем безопасности во время аварии, агент компании сократит выплаты сотруднику за несоблюдение правил компании.

Необходимо, чтобы сотрудники безусловно следовали политике компании в области безопасности, чтобы претензии были как можно меньшими, чтобы помочь сформировать факторы положительного опыта сотрудничества.

Аудиты

Если вы не проведете аудит, страховая компания просто увеличит ваши ставки примерно на 25 %, поскольку вы не предоставили информацию необходимую для проверки точности премии которую они взимают. С другой стороны аудит может быть болезненным, если вы не обновляете свой расчет заработной платы, поскольку происходят колебания, необходим точный учет распределения заработной платы, если у вас есть сотрудник, который подпадает под несколько кодов классов, важно также сохранять сертификаты для всех субподрядчиков, с которыми вы работаете, чтобы показать что они выплачивают компенсацию работникам. Субподрядчики используются часто и этот фактор тоже влияет на компенсацию вашим работникам.

Храните страховые сертификаты для своих подчиненных в своем хорошо организованном страховом файле.

Компенсация работников НЕ покрывает травмы полученные:

•     Травмы вне работы: Например, если сотрудник получил травму в выходные, занимаясь спортом или работая по дому, и пытается имитировать травму на работе в понедельник утром. Такие случаи часто выявляются страховой компанией или работодателем и могут привести к обвинению в страховом мошенничестве.
•     Умышленное причинение вреда: Если сотрудник умышленно причиняет себе вред, это не покрывается страховкой.
•     Преступные действия: Травмы, полученные при совершении преступления, не покрываются.
•     Драки на работе: Если сотрудник нападает на другого сотрудника и получает травму, это не покрывается.
•     Наркотики и алкоголь: Травмы, полученные под воздействием наркотиков или алкоголя, обычно не покрываются.

Правила могут варьироваться от штата к штату, но это наиболее распространенные причины отказа в покрытии. Работодатель платит взнос за компенсацию работникам, и эта премия не вычитается из зарплаты сотрудников, как медицинское страхование. Ее полностью несет работодатель.

Как работодатель покупает компенсационное страхование работников?

В большинстве штатов работодатели могут купить страховку у различных источников: через агента или брокера, через службу расчета заработной платы или напрямую через Интернет у другого поставщика. Страховые взносы могут различаться от одной компании к другой, поэтому работодатели часто ищут лучшее предложение.

Вот несколько советов которые помогут Вам выбрать лучшего брокера:

•     Использование брокера: Если у вас много сотрудников, лучше приобрести страховку через брокера, который имеет опыт в этой сфере и может помочь с контролем рисков и управлением претензиями.
•     Один брокер: Не привлекайте нескольких брокеров для поиска минимальных затрат. Хороший брокер представляет большинство лучших страховых компаний и может сделать покупки за вас, избегая лишних хлопот.
•     Оплата по факту: Если вам важно разделение выплат по каждому платежу, большинство брокеров могут предоставить полис с оплатой по факту, чтобы вам не нужно было связывать его с вашим поставщиком заработной платы. Использование компании, занимающейся расчетом заработной платы, обычно взимает дополнительные сборы и не добавляет большой ценности.

Компенсация работникам — это не просто юридическое требование, но и важный инструмент для защиты вашего бизнеса и сотрудников. Используя стратегии, описанные выше, вы сможете эффективно управлять этим процессом, снижать расходы и обеспечивать безопасность на рабочем месте. Не забывайте планировать и использовать ресурсы, предоставляемые вашей страховой компанией, чтобы избежать неприятных сюрпризов.
Для консультация нажмите здесь